Nazwa szkolenia:
Tryb i zasady postępowania z dokumentacją
wytwarzaną w toku działalności kancelaryjnej i archiwizacyjnej
I. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją i redagowanie pism.
1. Konieczność utrwalania prowadzonej działalności.
2. Podstawowe konstrukcje prawa w zakresie kancelaryjnym i archiwizacyjnym.
3. Formy prawne ochrony dokumentacji
4. Europejski Kodeks Dobrej Administracji.
5. Podstawowe akty prawne regulujące postępowanie z dokumentacją.
6. Obowiązek dokumentowania działań i zdarzeń.
7. Wewnętrzne akty normatywne: regulaminy i instrukcje, okólniki, pisma okólne, komunikaty, zarządzenia.
8. Normatywy kancelaryjne i techniczne:
- instrukcja kancelaryjna;
- rzeczowy wykaz akt;
- klasyfikacja dokumentacji, z uwzględnieniem symboli i haseł klasyfikacyjnych, klasy rzeczowej z wykazu akt i klasy rzeczowej tytułowej;
- kwalifikacja dokumentacji;
- instrukcje techniczne;
- systemy kancelaryjne
9. Minimum na temat korespondencji.
10. Podział pism ( wg: treści, formy, obiegu, terminu, rodzaju, itp.).
11. Elementy pism i redagowanie pism urzędowych.
12. Blankiety korespondencyjne i techniki tworzenia pism.
13. Skuteczność korespondencji urzędowej.
II. Ważniejsze terminy i pojęcia kancelaryjne i archiwizacyjne oraz czynności kancelaryjne.
1. Akta (specyficzne i typowe, akta sprawy).
2. Korespondencja, sprawy, czystopisy.
3. Dokumenty (elektroniczny, pisma, niejawne, jawne, urzędowe, dokumentacja, dokumentacja aktowa i nieaktowa inne rodzaje dokumentów).
4. Załączniki i poprzedniki.
5. Teczki aktowe – opisywanie teczek i zakładanie spisów spraw.
6. Rejestry i spisy spraw.
7. Organizacja obiegu dokumentów i pracy kancelaryjnej.
8. Obsługa punktu kancelaryjnego i kancelarii.
9. Obieg dokumentacji.
10. Ewidencjonowanie, dzienniki i rejestry kancelaryjne.
11. Organizacja i zakres działania składnicy akt.
12. Instrukcja dotycząca archiwizacji dokumentacji.
13. Obowiązki archiwisty.
14. Typowe czynności archiwizacyjne.